KVKK Aydınlatma Metni

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m.10 uyarınca, Alomi hizmetinin kullanımı sırasında işlenen kişisel veriler hakkında bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri sorumlusu ve rol dağılımı

Alomi, kliniklere telefon çağrılarını yanıtlayan bir yapay zekâ resepsiyon hizmeti sunar. Bu kapsamda iki ayrı rol vardır:

• Hizmeti kullanan klinik, kendi hastalarının verileri bakımından veri sorumlusudur.
• Alomi, klinik adına ve klinik talimatlarıyla veri işleyen veri işleyendir. Klinik ile Alomi arasında KVKK m.12 uyarınca bir veri işleyen sözleşmesi imzalanır.
• Klinik yetkililerinin hesap verileri (ad, e-posta, iletişim) bakımından veri sorumlusu doğrudan Alomi'dir.

Veri sorumlusu künyesi sayfanın sonundadır.

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim: ad-soyad, telefon numarası.
• Randevu verileri: randevu tarih/saati, tercih edilen hekim, randevu durumu.
• Ses kaydı ve çağrı dökümü: çağrı, görüşmenin kayıt altına alındığını bildiren bir anonsla başlar. Kaydı istemiyorsanız görüşmeyi sonlandırabilir veya kliniği doğrudan arayabilirsiniz. Klinik, kayıt özelliğini tamamen kapatmayı tercih edebilir.
• İşlem güvenliği: çağrı kimliği, zaman damgaları, teknik günlükler.

Özel nitelikli veriler: Hastanın çağrı sırasında kendiliğinden paylaştığı sağlık bilgileri KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Sistem bu tür bilgileri aktif olarak talep etmez; dökümlerde tespit edilen kimlik numarası, kart ve IBAN gibi veriler otomatik olarak maskelenir.

3. İşleme amaçları

• Randevu oluşturma, değiştirme ve iptal taleplerinin karşılanması
• Randevu hatırlatma ve onay mesajlarının gönderilmesi (SMS / WhatsApp)
• Acil durumlarda klinik personeline geri arama talebi iletilmesi
• Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve iyileştirilmesi
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi

4. Hukuki sebepler

• KVKK m.5/2-c — sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması (randevu işlemleri)
• KVKK m.5/2-ç — hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi
• KVKK m.5/2-f — meşru menfaat (hizmet güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi)
• KVKK m.6/3 — sağlık hizmetlerinin yürütülmesi kapsamında, sır saklama yükümlülüğü altındaki klinik adına işleme (çağrı sırasında paylaşılan sağlık verileri ve çağrı kaydı)

Çağrı kaydı için sizden ayrıca açık rıza alınmaz. Görüşmenin başında kaydın yapıldığı, amacı ve itiraz yolunuz size bildirilir. Kaydı istemediğinizi söylerseniz talebiniz zaman damgasıyla kayda geçer ve klinik tarafından işleme alınır; kayıt görüşme sırasında durdurulamaz.

5. Aktarım

Hizmetin sunulabilmesi için kişisel veriler aşağıdaki tedarikçilere aktarılır. Yurt dışına aktarım, KVKK m.9 uyarınca taahhütnameye dayanır:

• Telefon altyapısı (çağrı taşıma, SMS, WhatsApp) — yurt dışı
• Konuşma tanıma, dil modeli ve ses sentezi sağlayıcıları — yurt dışı
• Barındırma ve veritabanı altyapısı — Avrupa Birliği (Frankfurt)
• SMS gönderimi için Türkiye'de yerleşik operatör

Tedarikçilerin güncel listesi talep üzerine kvkk@alomi.co adresinden paylaşılır. Veriler pazarlama amacıyla üçüncü taraflara satılmaz.

6. Saklama süreleri

• Ses kaydı ve çağrı dökümü: klinik tarafından belirlenen saklama süresi kadar, varsayılan 90 gün
• Randevu kayıtları: klinikle olan ilişki süresince ve yasal zamanaşımı boyunca
• Teknik günlükler: azami 12 ay

Süre sonunda veriler otomatik olarak silinir veya anonim hâle getirilir.

Anonimleştirilmiş kopya. Hizmet kalitesini ölçmek ve iyileştirmek için görüşme dökümlerinin kimliksiz kopyaları saklanabilir: adınız ve telefon numaranız — yazıyla söylenmiş olsa bile — yer tutucuyla değiştirilir, kopya kaynak çağrıya bağlanamaz ve üçüncü taraflarla paylaşılmaz. Kayda itiraz ettiyseniz görüşmeniz bu kopyaya hiç alınmaz. Anonim veri KVKK kapsamında kişisel veri değildir.

7. İlgili kişi hakları (KVKK m.11)

Kişisel verileriniz hakkında şu haklara sahipsiniz:

• İşlenip işlenmediğini öğrenme ve buna ilişkin bilgi talep etme
• İşleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• Silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle zararınızın giderilmesini talep etme
• Çağrı kaydına itiraz etme ve kaydın silinmesini isteme — görüşme sırasında asistana söyleyerek veya sonradan aşağıdaki adreslerden

Taleplerinizi kvkk@alomi.co adresine veya künyedeki KEP adresine iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde yanıtlanır. Silme veya itiraz talebiniz üzerine görüşme dökümleriniz, ses kayıtlarınız, size gönderilmiş mesaj kayıtları ve geri arama talepleriniz silinir; randevu ve çağrı kayıtlarında ise adınız ve numaranız temizlenir (randevu geçmişi kliniğin işletme kaydı olduğu için satırın kendisi korunur). Bu durum talepten önceki işlemelerin hukuka uygunluğunu etkilemez. Talebinizi doğrudan kliniğinize de iletebilirsiniz; klinik bu işlemi kendi panelinden yapabilir.

8. Güvenlik önlemleri

• Tüm trafik TLS ile şifrelenir; veriler erişim denetimiyle korunur
• Her klinik verisi kiracı bazında izole edilir
• Dökümlerde kimlik numarası, kart ve IBAN gibi veriler maskelenir
• Erişimler kayıt altına alınır ve düzenli olarak gözden geçirilir